I StudyAlong är det vanligast att använda direktbokning som antagningsmetod, men i vissa fall är det mer passande att jobba med ansökningar. Exempel kan vara auditions till musikalprojekt, uttagningar till avancerade program, köer eller lottning till exempelvis suzukiundervisning.

I denna manual berättar vi hur du kommer igång och sedan administrerar ansökningar. Det finns även möjlighet att tilldela ansökande elever en slags förtur till kurser.

Aktivera funktionen och set up

Administratör meddelar support@studyalong.se att verksamheten önskar aktivera ansökningsfunktionen.

supporten behöver även veta:

Vad ni vill kalla funktionen?
Orginalnamnet för funktionen är Mina ansökningar. Ni kan dock välja att byta ut ordet ansökningar till något annat. Exempel: Mina anmälningar, Mina antagningar, Mina körer, Mina sökande.
Namnet kommer synas i högermenyn för lärare och admins, som en rubrik på förälderns min sida och på elevkorten.
Vad ska det stå på anmälningsknappen i kurskatalogen?
På bokningsbara kurser (direktbokning) står det "Boka" på knappen. Vad vill ni att det ska stå på en ansökan? Exempel: Ansök nu! Ställ i kö, Anmälan
Vilka ansökningstyper vill ni ha?
En ansökningstyp är densamma som en kurstyp. Namn och pris.
Exempel: Ansökan 0 kr, Anmälan 0kr, Kö 0kr.

Det går alltså att låta vårdnadshavare betala för en ansökan, men vanligtvis ska det vara gratis och vårdnadshavaren betalar först när eleven tackar ja till ett kurserbjudande.

Se över texter (admin)

Ska ni använda ansökan i kombination med direktbokning? Samma begräftelsemejl går ut för kursbokning och ansökan. Se över ert bekräftelsemejl så att det funkar för båda. Bra att veta är att beskrivningen för en ansökan hänger med i bekräftelsen. Ni redigerar bekräftelsemejlet via administration, kontrollpanel, texter.

Att tänka på

Det går alltså att kombinera direktbokning med ansökningar i kurskatalogen. Vårt tips är dock att hålla det enkelt så att vårdnadshavare förstår hur de anmäler sig. Försök hålla en antagningsmetod (direktbokning eller ansökan) till en inriktning.

Att skapa och hantera ansökningar

Admin (inte lärare) skapar ansökningar och tilldelar behörighet till lärare att administrera/hantera registrerade elever på ansökan. Vårdnadshavare registrerar sitt barn på en ansökan via kurskatalogen. Admin och lärare kan sedan flytta registrerade elever till ett kurserbjudande som har samma ämne som ansökan

Admin skapar och publicerar ansökan

Klicka på Mina ansökningar och sedan Skapa ny.
Fyll i all information och lägg till en eller flera lärare som ska ha åtkomst till just denna ansökan. Detta innebär att dessa lärare kommer kunna administrera alla registrerade elever. Klicka på Spara.
Var noga med att fylla i en bra beskrivning till din ansökan. Vad händer när föräldern registrerat sitt barn? Informationen kommer synas i kurskatalogen och på förälderns min sida.
Sök upp din nya ansökan i kursadmin under "nya kurser"
Godkänn och publicera din nya ansökan.
OBS! Tänk på att en ansökan med publiceringsstatus föräldrasida inte syns någonstans. Den måste publiceras till kurskatalogen.

Vårdnadshavare registrerar elev

Vid publicering hamnar ansökningar längst upp i listan i kurskatalogen. Vårdnadshavaren måste logga in eller registrera konto när elev ska registreras på en ansökan. Detta är för att skolan ska få in all information som behövs för att sedan på ett enkelt sätt kunna erbjuda kursplats.

Vårdnadshavaren går in på kurskatalogen och klickar på knappen för registrering på valfri ansökan. Vad det ska stå på knappen kan skolan själv välja.
Klicka på Gå vidare och logga in eller registrera konto
Välj barn till ansökan och klicka på Gå vidare
Kryssa i godkännande av villkor och klicka på Bekräfta
Nu ligger ansökan under Mina ansökningar på vårdnadshavarens sida och en bekräftelse skickas via e-post.

Lärare tilldelar kurserbjudande till registrerad elev

Klicka på Mina ansökningar för att se de ansökningar som du har behörighet till.
Klicka på en ansökan för att se listan med registrerade elever sorterade på datum.
Erbjud registrerade elever plats genom att flytta dem till kurser ledig platser. Det går endast att använda flyttafunktionen till en kurs med samma ämne som ansökan.

OBS! När man flyttat bort eleven från ansökan så försvinner eleven från listan. kan lägga till eleven igen genom att klicka på lägg till ny elev som finns ovanför listan på registrerade elever i ansökan.

Ge elever tillgång till kurskatalog

Det finns en funktion som gör att ansökande elever kan se kurser som har status föräldrasida i kurskatalogen. Vårdnadshavarna ser endast kurser som har samma ämne som den pågående ansökan.

Så här gör man:

Välj en av dina ansökningar.
Bocka i vilka av de ansökande eleverna som ska få tillgång till kurserna.
Klicka på Ge tillgång till kurskatalog.
Nu skickas det automatiskt ut ett meddelande via mejl och SMS till målsmän för eleverna som man tidigare bockat i.
Vårdnadshavarna som fått meddelandet kan nu logga in på StudyAlong och gå till kurskatalogen och kommer då se alla kurser som har status Föräldrasida och kan boka in sig på dessa kurser.

VÅRDNADSHAVAREN SER ENDAST KURSER INOM DEN INRIKTNING/ÄMNE SOM DE ANSÖKT TILL.

Hur länge har vårdnadsahvaren tillgång till till kurser med status "Föräldrasida" i kurskatalogen?

Tillgång till kurskatalogen har de fram tills de plockas bort ur ansökningslistan.

Vill du att tillgången ska avslutas, men eleven ska stå kvar i ansökningslistan? Då får du ta bort eleven och därefter registrera denne igen i ansökan. Kom ihåg att notera datumet när orginalsansökan kom in om du vill sätta det datumet på omregistreringen.

Lägg till elev i ansökan/Ändra registreringsdatum

Admin kan lägga in en elev som har ett konto i StudyAlong i en ansökan.

Gå till "Mina ansökningar"
Klicka på namnet för en av dina ansökningar
Klicka på "Lägg till ny elev"
Sök fram eleven och klicka på "Välj"
Eleven hamnade nu högst upp i listan, i kolumnen "Status" väljer du datum för start
I kolumnen längst till höger sparar du platsen.
Dialogruta: Vill du spara? Klicka på OK.

För att ändra registreringsdatum för en elev tar ni helt enkelt bort aktuell elev från kön och lägger till denne igen med rätt startsdatum.

Kopiera ansökan till ny period

Ansökningar kopieras från en period till en annan i kursadmin på samma sätt som kurser kopieras. Alla elever som står registrerade i en ansökan flyttas med till den nya perioden och eleverna behåller det registreringsdatum de tidigare fått.

Läs mer här om hur du kopierar ansökningar och kurser.