Ni kan beställa automatisk, återkommande gallring av era personuppgifter i systemet.
StudyAlong gallrar personuppgifter tillhörande inaktiva konton vid två tillfällen per år, 1 augusti och 1 januari.
Beställ gallring
Kontakta support@studyalong.se och meddela följande
- När på året ska gallring ske? 1 augusti eller 1 januari. Jobbar ni enligt läsår rekommenderar vi 1 augusti.
- Vilka konton ska ingå i gallringen? Konton som varit inaktiva 1år? 2år? 3år?
- Ska postnummer plockas bort vid gallring? Det kan vara bra att behålla postnummer om ni använder områdesstatistik. Hur många elever hade vi i stadsdel X VT 2019?
Försäkra er om att ni förstår vad en gallring innebär och att ni sparat data ni inte vill förlora innan ni gör en beställning.
Kom även ihåg att meddela supporten om ni har nya gallringsbeslut och er pågående automatiska gallring ska justeras i systemet.
Viktigt att känna till
Vad händer vid en gallring?
Inaktiva konton anonymiseras, personuppgifter plockas bort
- Förnamn och efternamn byts ut till Anonymiserad Anonymiseradsson
- Användarnamn byts ut till användarID och inloggning inaktiveras
- Adress plockas bort, valbart att behålla postnummer efter gallring
- Telefonnummer plockas bort
- e-postadress plockas bort
- Elevens klass och skola plockas bort
- Personnummer förkortas till enbart födelseår, juridiskt kön går fortfarande att utläsa
- Media som är uppladdat av ett anonymiserat konto raderas
- Inlägg som är skrivna av ett anonymiserat konto raderas
- Övriga iRum som är skapade av ett anonymiserat konto raderas
Bokningar & ordrar samt fakturaexport
Personuppgifterna plockas bort överallt i systemet. Ni kan alltså inte längre se personuppgifter i bokningar & ordrar eller användarlistor.
Använder ni er av fakturaexporter raderas även rapporterna i systemet och filerna från SFTP-servern som är äldre än angiven brytdatum. Beställer ni en gallring 1 augusti 2022 och ni vill att uppgifter som är äldre än 2 år raderas är brytdatumet 1 augusti 2020. Alltså raderas rapporter och filer tillhörande fakturaexporter som gjorts innan 1 augusti 2020.
Inaktiva intresseanmälningar raderas
Beställer ni en gallring för konton som varit inaktiva i 2 år raderas även intresseanmälningar som är äldre än 2 år.
Statistik
Statistik från perioder om innefattats av en gallring går fortfarande att utläsa. Så klart kommer ni inte kunna plocka ut hur många bokade elever som hette Lisa VT 2019, men ni kommer kunna plocka ut statistik precis som tidigare som inte är beroende av personuppgifter.
Vilka konton rensas vid gallring?
Beställaren uppger ett tidsspann. Exempelvis 1 år. Om samtliga av följande aktiviteter saknas på kontot under tidsspannet klassas det som inaktivt och ingår i rensningen:
- Kurs eller instrument bokning
- Tilldelat kurserbjudande
- Tilldelad instrumentuthyrning
Även vårdnadshavarkonton som saknar tillagda barn/elever rensas varje år.
Lärarkonton gallras ej.
Exempel
Enligt Akeborgs gallringsbeslut ska personuppgifter rensas ur StudyAlong årligen. Gallringen sker 1 augusti och innefattar konton som varit inaktiva 2 år.
- 1 augusti 2022 sker den årliga gallringen. Brytdatumet blir då 1 augusti 2020. Alla konton som varit inaktiva mellan 1 augusti 2020 och 1 augusti 2022 gallras. Eventuella filer från fakturaexporter som skapats innan 1 augusti 2020 raderas.
- 1 augusti 2023 sker nästa gallring i Ankeborg. Brytdatumet blir då 1 augusti 2021. Alla konton som varit inaktiva mellan 1 augusti 2021 och 1 augusti 2023 gallras. Eventuella filer från fakturaexporter som skapats innan 1 augusti 2021 raderas.