Hoppa till huvudinnehållet

Terminsplanering StudyAlong

Uppdaterad

Här har vi samlat alla viktiga delar under en termin. Den största skillnaden mellan VT och HT är att man kan ge mer tid åt schemaläggning samt att det blir ett större kurskatalogsläpp till HT än till VT.

 

Skapa ny period (admin)

Skapa ny period via Administration > Kontrollpanel > Perioder. Klicka på Lägg till ny period och välj datum för första och sista undervisningsdatum för din skola.

OBS! Här är det viktigt att man vet vilken som är skolans första undervisningsdag. Detta för att systemet räknar ut vilken veckodag som de kopierade kurserna kommer få. 

Den nya perioden behöver ni inte aktivera förrän den nya terminens första dag. Läs mer i Manualen "Skapa period".

Ungefärlig tidpunkt
VT: Början på maj.
HT: Början av nov.

Manual:
Skapa period

 

Uppdatera skolans data (admin)

Admin uppdaterar detta innan schemaläggning startar:

Ungefärlig tidpunkt
VT: Början på maj.
HT: Början av nov.

 

Kopiera kursutbudet till ny period (admin)

Detta görs i Kursadmin. Så här gör man:

  • Markera de publicerade kurser som ska kopieras (oftast alla). Det kan vara enklare att ta bort eventuella kurser i den nya terminen istället.
  • Välj vilken termin kurserna ska kopieras till.
  • Klicka på "Kopiera kurser". OBS! Kopiera inte kurser flera gånger till den nya terminen.

Ungefärlig tidpunkt:
VT: Början på maj.
HT: Början av nov.

Manual:
Kopiera kurser till ny period

 

Schemaläggning (lärarna)

Lärarna justerar sina kurskopior, skapar nya kurser och grupper. Lägg in en checklista för lärarna. 

Ungefärlig tidpunkt
VT: Mitten på maj.
HT: Mitten av nov.

Manual:
Checklista vid schemaläggning

 

Deadline för schemaläggning (lärarna)

Sätt ett datum då lärarna ska vara klar med schemat. Admin måste få tid till att godkänna samt publicera kurser. Detta är ett arbete som kan ta  1/2 - 2 dagar. Det är bra om lärarna fortfarande finns till hands för eventuella ändringar i schemat.

Ungefärlig tidpunkt:
VT: Slutet på maj/början av juni.
HT: Mitten av nov.

 

Stäng kurskatalogen (admin)

I Kursadmin så kan man stänga kurskatalogen för allmänheten (admin och lärare kan alltid se kurskatalogen om man klickar på länken på Min sida) När kurskatalogen är stängd så visas “paussidan”. Paussidans text redigeras i editorn. 

OBS! Vill du ha en mer sömlös övergång utan att stänga katalogen så läs mer under Avpublicera/publicera längre ner.

Ungefärlig tidpunkt:
VT: Slutet på maj/början av juni.
HT: Mitten/slutet av nov.

Manual:
Kursadmin och publicering av kurser

Texter (editorn)

 

Gör sista faktureringen för terminen (admin) 

Detta för att få innevarande termins kurser fakturerade innan den nya terminens kurser publiceras. Efter detta kan eventuella prisjusteringar inför nästa termin göras. 

Ungefärlig tidpunkt:
VT: Slutet på maj/början av juni.
HT: Slutet av nov.

Manual:
Fakturaexport
Kurstyper och prisklasser

 

Godkänna kurser (admin) 

Ungefärlig tidpunkt:
Detta görs efterhand att kurser "klarmarkeras" av lärarna.

Manual:
Kursadmin och publicering av kurser

 

Ta bort eventuella kurserbjudanden i innevarande period som inte blivit bokade eller sätt som bokade i Bokningslistan (admin)

Detta gör vi för att undvika dubbla kurserbjudanden från olika perioder på vårdnadshavarens sida när det är dags att bekräfta sin kursplats inför kommande termin.

Gå till Bokningslistan i innevarande period och skriv "ej bokad". På så sätt söker du fram ej bokade kurserbjudanden.

  • Ta bort ej bokade kursplatser om eleven inte gått kursen
    Det finns en funktion för att ta bort alla obokade elever som du hittar i Administration - kontrollpanel - Kurserbjudanden.
  • Sätt som bokad om om eleven gått kursen men inte betalt.

Ungefärlig tidpunkt:
Innan kommande termins kurser publiceras till föräldrasidan
VT: Slutet på maj/början av juni.
HT: Slutet av nov.

Manual:
Ta bort obetalda kurserbjudanden för befintliga elever

Publicering till Föräldrasida (admin) 

Publicering görs via kursadmin. En publicerad kurs syns på förälderns Min sida.

Kursen är publicerad, men den syns inte på förälderns Min sida?
En publicerad kurs syns inte på förälderns Min sida om sista datum för perioden passerat.

Ungefärlig tidpunkt
VT: Början/mitten av juni alternativt början av augusti.
HT: Slutet av november.

Manual:
Kursadmin och publicering av kurser

Instrumentkopiering (admin) 

Det är även dags att kopiera över befintliga instrumentuthyrningar till nästa termin. 

Ungefärlig tidpunkt

  • Om skolan har aktiverat betalning via vårdnadshavares Min sida: innan utskick av kurserbjudande till befintliga elever
  • Om skolan har direktfakturering av instrumenthyra: när återlämning av instrument är klar för innevarande termin

Manual:
Instrumentkopiering

Utskick av kurserbjudande till befintliga elever (admin)

Admin gör mailutskick till alla som har ett kurserbjudande på "Min sida". 

Så här gör man:

  • Gå in i Meddelanden
  • Välj den nya terminen i rullisten.
  • Bocka i "Påminnelse att boka och betala kurserbjudande (och instrumenthyra om betalning via förälders Min sida)".
  • Nu listas alla de som INTE bokat/bekräftat sitt kurserbjudande under "antal mottagare".
    Har skolan aktiverat betalningar av instrumenthyra via vårdnadshavares Min sida står även de med obetalda instrumenthyror med som mottagare.
  • Skriv meddelande och klicka på "Skicka meddelande"

Ungefärlig tidpunkt
VT: Början/mitten av juni alternativt början av augusti.
HT: Slutet av november.

Manual:
Utskick inför ny termin

 

Påminnelsemail #1 (admin)

Admin skickar påminnelsemail #1 via Meddelanden

Ungefärlig tidpunkt:
8-10 dagar innan deadline för återanmälan.

Manual:
Påminnelseutskick inför ny termin

 

Påminnelsemail/SMS #2 (admin) 

Admin skickar påminnelsemail och SMS #2 via Meddelanden 

Ungefärlig tidpunkt:
3-5 dagar innan deadline för återanmälan.

Manual:
Påminnelseutskick inför ny termin

 

Marknadsföring för kurskatalog (admin)

  • Sociala medier
  • Intresseanmälan
  • Kommunens/skolans hemsida
  • Lokaltidning
  • Mailutskick via Meddelanden till alla vårdnadshavare i StudyAlong 

OBS! Om ni vill länka till en filtrering i kurskatalogen. Kom ihåg att kopiera länkadressen i utloggat läge.

 

Deadline för återanmälan (admin)

Ungefärlig tidpunkt:
VT: Mittan av maj.
HT: Början av december

 

Ta bort kurserbjudanden (admin)

  • Admin tar bort ej bokade kurserbjudanden

Ungefärlig tidpunkt:
VT: Direkt efter deadline för återanmälan.
HT: Direkt efter deadline för återanmälan.

Manual:
Ta bort obetalda kurserbjudanden för befintliga elever

 

Lärarna justerar schemat (lärarna)

Lärarna justerar schemat så att det finns attraktiva kurser att släppa till kurskatalogen. Nya deadlinen är samma morgon som skolan öppnar sin kurskatalog. VÅGA HA BOKNINGSBARA KURSER :)

Ungefärlig tidpunkt:
VT: Direkt efter deadline för befintliga elever.
HT: Direkt efter deadline för befintliga elever, max 1-2 dagar.

Manual:
Checklista vid schemaläggning

 

Godkänna/publicera ev nya kurser (admin) 

Admin publicerar allt till kurskatalogen som nu är stängd. Nu är det tid för lärarna att granska sina kurser i kurskatalogen. Läraren kommer åt den stängda kurskatalogen i höger menyn. I kurskatalogen kan läraren filtrera på sitt namn.

 

Avpublicera/publicera i kurskatalogen (admin) 

Varför syns förra terminens kurser fortfarande i kurskatalogen?
Ni måste markera dessa kurser och välja "Ta bort ur kurskatalog".

Det går att visa kurser från olika perioder i katalogen vilket gör att terminsskiftet kan ske sömlöst. Bra att veta är att en kurs försvinner från katalogen när kursen passerat slutdatum eller admin väljer att ta bort kurserna från kurskatalogen. Detta görs i Kursadmin med funktionen "Ta bort ur kurskatalog".

Ungefärlig tidpunkt
VT: Innan katalog öppnas
HT: Innan katalog öppnas

Manual:
Kursadmin och publicering av kurser

 

Kurskatalog släpps (admin) 

Meddela support@studyalong.se när katalogen ska öppnas så att vi eventuellt kan höja serverkapaciteten om det är många kommuner som öppnar samtidigt.

Ungefärlig tidpunkt:
VT: Nov-dec
HT: Maj-juni

Manual:
Kursadmin och publicering av kurser

 

Maila alla på intresseanmälan (admin) 

Admin mailar till alla som gjort en intresseanmälan och skriver tex “Vi har fortfarande x antal platser kvar. Här har ni en direktlänk till våra lediga platser".

OBS! Om ni vill länka till en filtrering i kurskatalogen. Kom ihåg att kopiera länkadressen i utloggat läge.

Ungefärlig tidpunkt: 
VT: Början av jan
HT: Maj-juni

Manual:
Intresseanmälan och Intresselistan

 

Kopiera instrumenthyror (admin) 

Har skolan direktfakturering av instrumentuthyrning brukar det nu vara dags att kopiera över alla pågående hyror till nya perioden och sedan köra en fakturaexport. OBS! Om elev efter kopieringen lämnar tillbaka sitt instrument och INTE ska betala hyran i den nya terminen så ska hyran avslutas OCH krediteras.

Ungefärlig tidpunkt:
VT: Början av jan
HT: Början av aug

Manual:
Instrumentkopiering

 

Tidsbegränsad rabatt (Admin)

  • Tidsbegränsad rabatt aktiveras i Kontrollpanelen.
  • Rabatten gäller bara på kurser i aktiv period.

Ungefärlig tidpunkt:
VT: runt sportlov
HT: runt höstlov

Manual:
Tidsbegränsad rabatt
Perioder

 

Sista fakturering för denna termin, tvångsfakturera? (Admin) 

  • Tvångsfakturera ev elever som börjat på kursen men inte betalt.
  • Tvångsfakturera ev elever som ej betalat instrumenthyra (gäller skolor som aktiverat betalning av hyra via vårdnadshavares Min sida)
  • Se till att fakturera klart en termin innan den nya terminen faktureras.

Manual:
Sätt som betald/vilka har inte betalat instrumentet?